Vous avez lancé votre entreprise et avez besoin d’embaucher ? Votre activité se développe, et vous devez vous entourer de nouveaux collaborateurs ? Recruter un ou plusieurs salariés au sein de votre entreprise est une décision importante qui va avoir un impact majeur sur votre situation d’entrepreneur. En devenant employeur, vous allez devoir accomplir des démarches administratives et vous acquitter d’un certain nombre d’obligations envers vos salariés dans le cadre de leur contrat de travail. Formalités d’embauche, rémunération et cotisations sociales, conformité au droit du travail, santé, sécurité, instances représentatives du personnel (IRP)... On fait le point sur les fondamentaux à connaître en matière de gestion des ressources humaines (GRH).

Recrutement : les questions à se poser avant d’embaucher un collaborateur

Recruter un salarié, ça va coûter combien à mon entreprise ?

Vous souhaitez estimez la masse salariale supplémentaire pour votre entreprise en cas d’embauche ? Estimez vos cotisations employeur avec le simulateur de l’Urssaf. Il calculera le montant mensuel de l'ensemble des cotisations et contributions, le coût total de la rémunération à prévoir lors d'une embauche et le salaire net après impôt qui sera versé à votre futur employé.

Des aides à l’embauche existent-elles ?

Si vous souhaitez recruter un collaborateur, vous pouvez, sous certaines conditions, bénéficier de mesures temporaires d'allègement de charges. Voici les principales mesures susceptibles de vous intéresser :

• Embauche de salariés spécifiques :
  • réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires (anciennement réduction Fillon) ;
  • aides au recrutement en apprentissage ;
  • aides versées dans le cadre d’un contrat de professionnalisation ;
  • aides en cas de conclusion d’un CDI avec un jeune de moins de 26 ans ;
  • aides à l'embauche de personnes handicapées.
• Embauche dans une zone géographique spécifique :
  • exonération conditionnelle de charges patronales pour l’embauche jusqu'au 49e salarié dans les zones de revitalisation rurale (ZRR) ;
  • aides à l'embauche dans les zones de restructuration de la défense (ZRD) ;
  • exonération conditionnelle de charges sociales patronales dans les bassins d'emploi à redynamiser (BER) ;
  • aide à l'embauche dans les DOM, Saint-Martin, Saint-Barthélemy et Saint-Pierre-et-Miquelon.

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Quel contrat de travail choisir ?

Une fois votre besoin de recrutement déterminé, vous devez choisir le type de contrat que vous allez proposer : contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée ou contrat à visée de formation.

Le contrat à durée indéterminée (CDI) : il constitue la forme normale et générale de contrat de travail, et doit permettre de répondre à un besoin permanent lié à l’activité normale de l’entreprise. Comme son nom l’indique, ce type de contrat ne mentionne pas de date de fin de la relation de travail – mais peut être rompu par décision de l’employeur ou du salarié. Il faut mentionner également le cas particulier du CDI de chantier ou d’opération, qui est conclu pour la durée d'un chantier ou d'une opération et a pour spécificité de pouvoir être rompu par l’employeur lorsque le chantier pour lequel le salarié a été recruté est achevé ou l’opération réalisée.

Le contrat à durée indéterminée est le type de contrat auquel l’employeur doit recourir par principe, sauf situation spécifique justifiant l’utilisation d’une autre forme de contrat : vous pouvez en effet, dans certains cas précis, proposer un emploi encadré par d’autres types de contrat, plus adaptés à votre activité, à la durée ou à la nature du travail que vous souhaitez confier à votre salarié.

Les contrats à durée déterminée (CDD) : le CDD est prévu pour l'exécution d'une tâche précise et temporaire et seulement dans les cas énumérés par la loi. Il ne peut pas être utilisé pour effectuer un recrutement sur un emploi lié à un besoin résultant de l’activité normale et permanente de l’entreprise. À la fin de son CDD, le salarié touche dans certains cas une prime dite prime de précarité. Cette prime est égale au minimum à 10 % de la rémunération brute totale versée durant le contrat de travail. Elle est versée selon le type de CDD effectué.

Il existe également des formes spécifiques de CDD, visant à répondre à des besoins précis : les CDD d’usage (CDDU) ouverts à des secteurs d’activité définis par décret et pour des emplois par nature temporaire où il est d’usage de ne pas proposer de CDI (« extras » dans la restauration par exemple) ; les contrats de job d’été pour des travaux légers et adaptés à l’âge des jeunes embauchés (à partir de 14 ans) avec des règles spécifiques découlant de l’âge ; les contrats de travail saisonnier qui suivent des règles plus souples mais qui sont réservés à l’accomplissement de tâches limitées dans le temps avec une récurrence annuelle répondant à des besoins ponctuels et réguliers – les contrats vendanges sont ainsi des contrats de travail saisonnier spécifiques d’une durée d’un mois ; les CDD senior réservés à l’embauche de personnes âgées de plus de 57 ans inscrites comme demandeurs d’emploi depuis plus de 3 mois ou bénéficiant d’un contrat de sécurisation professionnelle (CSP), pour une durée de 18 mois renouvelable une fois.

Les autres formes d’emploi à visée de formation et d’insertion professionnelle : certains modes de recrutement comportent spécifiquement un objectif de formation. C’est le cas des contrats de professionnalisation ou d’apprentissage, qui peuvent constituer une solution intéressante si vous souhaitez recruter une personne pour la former à votre métier. L’apprenti dispose des mêmes droits que vos autres salariés, et alterne entre périodes de formation et présence au sein de l’entreprise. L’entreprise qui recrute un apprenti pourra bénéficier d’aides financières à l’embauche dédiées.

Attention : il convient de bien distinguer les stages des formes d’emplois présentées ci-dessus et encadrées par un contrat de travail. En effet, une convention de stage n’est pas un contrat de travail et le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise : il est interdit de proposer un stage étudiant pour répondre à un surcroit d’activité ou accomplir une tâche correspondant à un poste de travail permanent.

Que doit figurer dans un contrat de travail ?

Le contrat de travail précise la rémunération, la qualification, la durée de la période d’essai s’il y en a une, la durée du travail et, plus généralement, les attributions du salarié. Il entraîne un certain nombre d’obligations, tant pour le salarié que pour l’employeur. Il peut être nécessaire de se faire accompagner par un spécialiste pour le choix, la rédaction et la gestion des contrats de travail.

En savoir plus sur les contrats de travail

Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur ?

Les démarches administratives à accomplir par l’employeur

En tant qu'employeur, vous devez aussi vous acquitter d’un certain nombre de démarches administratives, telles que : 

• la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) : obligatoire, sauf dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises. La DPAE permet d'effectuer en une seule démarche plusieurs formalités administratives : demandes d'immatriculation à la sécurité sociale, demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, demande d'adhésion à un service médical du travail, demande pour la visite médicale d'embauche...
• l’immatriculation auprès des caisses de retraite ;
• la réalisation de la visite médicale d'embauche ;
• la tenue d'un registre unique du personnel et l’inscription sur ce registre de tout nouvel embauché ;
• la tenue d'un registre de l'inspection du travail ;
• la tenue d'un livre de paie ;
• l’établissement d'un bulletin de paie, etc.

À cela s’ajoute une obligation d’informer le salarié sur la relation de travail au moment de son embauche : remise d’un contrat de travail écrit, information sur les dispositifs collectifs d’épargne salariale existant au sein de l’entreprise, information sur la durée du congé payé auquel le salarié a le droit, ou encore sur les conventions et accords collectifs applicables (information du salarié sur la convention collective applicable le cas échéant), etc.

Les obligations légales de l’employeur vis-à-vis de ses salariés

Vous avez aussi des obligations juridiques envers vos collaborateurs :

Respecter le contrat de travail de vos salariés :

• le montant du salaire – aligné a minima au Smic, le salaire horaire minimum légal en dessous duquel le salarié ne peut pas être rémunéré  ;
• les horaires de travail ; 
• les tâches à accomplir ;
• les différents avantages obtenus par le salarié (télétravail, flexibilité des horaires, congés payés, etc.).

Protéger la santé de vos salariés et assurer leur sécurité :

Vous devez prendre les mesures nécessaires à la prévention des risques professionnels, y compris les risques psychosociaux. Pour cela, vous devez notamment établir et tenir à jour un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) en recensant et en évaluant les risques auxquels sont exposés les salariés au sein de l’entreprise.
Pour vous aider, vous pouvez également solliciter :

• les Agences régionales pour l'amélioration des conditions de travail (Aract), qui peuvent vous accompagner dans la mise en place de vos projets d'amélioration des conditions de travail et de développement de la qualité de vie au travail.
• la branche de l’Assurance Maladie « Risques professionnels » – si vous êtes une petite entreprise (moins de 50 salariés) – pour demander une subvention destinée à vous aider à investir dans des solutions de prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles.

Par ailleurs, vos obligations en matière de santé en tant qu’employeur concernent également la médecine du travail, qui suit les salariés quelle que soit la taille de l’entreprise. En plus d’évaluer les risques professionnels auxquels vos salariés sont exposés, la médecine du travail réalise également la visite d’information et de prévention dont doit bénéficier tout salarié nouvellement recruté – ainsi que d’autres examens selon les cas considérés (visite de pré-reprise, examen médical de reprise du travail, visite médicale de mi-carrière, suivi individuel renforcé…). Les entreprises de moins de 500 salariés adhèrent de ce fait à un service de prévention et de santé au travail interentreprises – chargé de satisfaire aux obligations sanitaires et de sécurité inscrites au sein du Code du Travail – mutualisé entre plusieurs entreprises. 
Enfin, l’employeur du secteur privé doit proposer une couverture complémentaire santé collective à ses salariés (sauf exceptions) – l’employeur ou les partenaires sociaux pouvant décider de proposer également la couverture des ayant-droits. Cette complémentaire d’entreprise doit notamment proposer un panier de soins minimal (prise en charge du ticket modérateur, forfait journalier hospitalier…).

Associer vos salariés aux performances de l’entreprise à travers la mise en place de dispositifs d’épargne salariale

Différents dispositifs d’épargne salariale existent et sont obligatoires pour les entreprises d’une certaine taille : la participation – soit la redistribution aux salariés d’une partie des bénéfices réalisés par l’entreprise – est obligatoire pour les entreprises comptant au moins cinquante salariés. L’intéressement – versé aux salariés selon des critères de performance de l’entreprise arrêtés collectivement – est par contre facultatif, sans critère d’effectif, et prend la forme de primes.
La loi du 29 novembre 2023 transposant l’accord national interprofessionnel relatif au partage de la valeur au sein de l'entreprise prévoit la généralisation des dispositifs de partage de la valeur à compter du 1er janvier 2025, à travers une expérimentation concernant les entreprises comprenant entre 11 et 50 salariés – qui devront opter pour la mise en place d’un régime de participation, d’un plan d'épargne salariale ou du versement d’une prime de partage de la valeur dès lors que leur bénéfice net fiscal dépasse 1% du chiffre d’affaires pendant 3 exercices consécutifs.

Former et évaluer vos salariés

Parmi les obligations relevant de la formation à la charge de l’employeur figure le versement de la participation à la formation professionnelle continue auprès d’un organisme paritaire collecteur agréé (OPCA). 
Mais vos obligations en matière de formation ne s’arrêtent pas là. En tant qu’employeur, vous devez aussi – conformément au Code du travail - « assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail ». Autrement dit, vous devez leur permettre de maintenir leur capacité à occuper leur emploi, par exemple via une formation. 
Vous pouvez ainsi réfléchir aux objectifs poursuivis par l'entreprise et établir un plan de développement des compétences qui vous permettra d’inclure à la fois la préparation aux nouveaux défis du marché et l'adaptation de vos salariés à leur poste de travail.
Un entretien professionnel doit également être organisé avec chaque salarié tous les deux ans pour évoquer leur évolution professionnelle en termes de qualification et d’emploi, le suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle, l’évaluation de leur employabilité et leur projet professionnel.

Informer vos salariés
Vous devez afficher certaines informations, telles que les coordonnées de l'inspecteur du travail territorialement compétent, du médecin du travail et des services de secours d'urgence, l’avis de l'existence d'une convention collective, le règlement intérieur, les horaires de travail et la durée du repos, l’interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise, etc.

Permettre leur représentation
Toute entreprise d'au moins 11 salariés doit ainsi mettre en place un comité économique et social – le CSE – dont les attributions précises varient selon l’effectif de l’entreprise, mais qui représente le personnel auprès de l’employeur et reprend les missions de l’ex comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Comment rompre un CDI ?

Le contrat à durée indéterminée (CDI) peut être rompu à tout moment, à l'initiative de l'employeur ou du salarié ou d'un commun accord par une rupture conventionnelle.

Rupture à l’initiative de l’employeur : le licenciement

Votre entreprise connaît des difficultés et vous devez réduire votre activité ? Pour procéder au licenciement d'un salarié pour des raisons économiques, il vous faut respecter certaines règles concernant le reclassement du salarié et l'ordre des licenciements. 
Vous devez aussi respecter une procédure – entretien préalable, lettre de licenciement qui varie selon le nombre de salariés concernés par le licenciement, notification à l’administration, préavis de licenciement, fin du contrat de travail – et consulter le comité social et économique (CSE) si votre entreprise compte plus de 11 salariés.

En savoir plus sur les obligations de l’employeur en cas de licenciement

Rupture à l’initiative du salarié : la démission

La démission permet au salarié de rompre son CDI de sa propre initiative, à condition de manifester clairement sa volonté de démissionner et de respecter le délai de préavis éventuellement prévu, sauf dispense accordée par l’employeur ou prévue par la convention collective. La démission n’est subordonnée à aucune autorisation préalable de l’employeur.

Rupture d’un commun accord : la rupture conventionnelle

L'employeur et le salarié peuvent convenir d'un commun accord des conditions de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (CDI) qui les lie. Cette rupture conventionnelle obéit à une procédure spécifique : entretien entre les deux parties, homologation de la convention. Elle est entourée d'un certain nombre de garanties pour le salarié et lui donne droit à l'allocation d'assurance chômage. À l’occasion de cette rupture conventionnelle, le salarié perçoit une indemnité spécifique de rupture conventionnelle.

En savoir plus sur les modalités de la rupture conventionnelle

En cas de litige entre employeur et salarié

En France, c’est le conseil de prud'hommes (CPH) qui règle les litiges individuels entre employeur et salarié. En tant qu’employeur, vous pouvez recourir au CPH en cas de conflit lié, par exemple :

• à un abandon de poste ;
• à un préavis non effectué ;
• au refus de rembourser un trop perçu ;
• à un vol ou à une dégradation des biens de l'entreprise ;
• au non-respect d'une clause de non-concurrence ;
• à la contestation des éléments d'ordre médical émis par le médecin du travail dans le cadre d'une inaptitude.

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