Bilan, actif, passif, trésorerie, créances, immobilisations, compte de résultat : ces termes vous parlent sans doute. Que vous les maîtrisiez sur le bout des doigts ou qu’ils vous effraient, ils font partie des fondamentaux de la comptabilité. Et même si vous employez un comptable ou disposez dans votre entreprise d’un service dédié, il est préférable, en tant qu’entrepreneur(e), que vous possédiez quelques notions de « compta ».

Certains documents comptables sont obligatoires et doivent être partagés chaque année avec l’administration fiscale et le tribunal de commerce. D’autres vous serviront au quotidien dans le pilotage de votre entreprise.
Dans cet article, nous passons en revue les documents à connaître en comptabilité, et vous présentons des outils pratiques pour parfaire vos connaissances.

Les documents comptables obligatoires

Les micro-entrepreneur(e)s ne sont pas soumis aux mêmes obligations que les dirigeants de TPE et de PME.

Si vous êtes à la tête d’une micro-entreprise (autoentreprise), vous bénéficierez d’une comptabilité allégée. 
Voici les seules obligations qui vous incomberont : 

• Déclarer votre chiffre d’affaires, tous les mois ou tous les trois mois selon votre choix,
• Remettre des factures à vos clients respectant les règles communes de la facturation, que vous devrez conserver 10 ans après la clôture de votre exercice,
• Tenir un livre des recettes indiquant leur origine et leur montant,
• Si vous dirigez un commerce, il vous sera impératif de tenir également à jour un registre de vos achats professionnels.

Sachez pour finir que vous êtes tenu(e) d’ouvrir un compte bancaire professionnel dédié à votre activité si votre chiffre d’affaires annuel dépasse le seuil de 10 000 euros pendant deux années consécutives. En deçà de ce seuil, il reste fortement recommandé d’avoir un compte bancaire dédié à son activité et séparé de son compte personnel.

Ci-dessous, nous nous attardons plus précisément sur les documents que toute entreprise (TPE, PME, etc.), quelle que soit son activité, doit fournir à l’administration à chaque fin d’exercice comptable.
Ces documents sont le bilan comptable et le compte de résultat.

Le bilan comptable

Le bilan comptable est un document qui décrit la santé financière de votre entreprise, à un instant « T », lors de la clôture des comptes annuels. Le bilan comptable recense d’un côté ce que l’entreprise possède (l’actif), et de l’autre ce qu’elle doit (le passif). Le bilan comptable fait partie des documents obligatoires lors du dépôt des comptes annuels d’une entreprise.

L’actif comprend : 

• Les immobilisations : il s'agit des biens achetés par l'entreprise et nécessaires à son activité. Les immobilisations peuvent être corporelles (bâtiment ou matériel notamment), incorporelles (fonds de commerce ou brevet par exemple) ou financières (telles que des actions ou des parts dans d’autres sociétés). Il s'agit d'investissements de long terme qui constituent "l'actif immobilisé". 
• Les stocks et en-cours de production, destinés à être vendus à des clients ou utilisés dans le processus de production.
• Les créances, principalement les créances clients (sommes dues par les clients auxquels l’entreprise a accordé un délai de paiement). 
• et la trésorerie active, l’argent détenu dans la caisse ou placé sur le compte bancaire de l’entreprise.

Ces trois derniers postes représentent "l’actif circulant", n’ayant pas vocation à rester durablement dans l’entreprise, à la différence des immobilisations.

Le passif regroupe : 

• Les capitaux propres, des ressources stables apportées par les actionnaires ou associés ainsi que les résultats positifs cumulés par l’entreprise et non distribués.
• Les provisions, des sommes d'argent comptabilisées dans les comptes pour prévenir le risque d’une perte d'argent (litige prud'homal par exemple).
• Les dettes de l'entreprise. Elles peuvent être soit financières, suite à un emprunt bancaire, soit liées à l'exploitation : les dettes fournisseurs (lorsque l'entreprise demande un délai de paiement), ou les dettes fiscales et sociales, vis-à-vis des administrations publiques, des organismes sociaux et des salariés. 
• et la trésorerie passive, qui représente une trésorerie négative, du fait d'un découvert bancaire par exemple.  
  Certains éléments du passif sont à long terme, comme les capitaux propres et les dettes financières de long terme. D’autres à court terme, que l'entreprise va devoir rembourser d'ici quelques mois (fournisseur ou TVA par exemple).

Le passif permet d’identifier "d'où vient l'argent ?" et l’actif "où va l’argent ?". 
Un bilan doit toujours être équilibré, l'actif doit obligatoirement être égal au passif. Le passif finance l'actif et ce, de préférence en faisant concorder les durées : par exemple, à long terme, l’achat d’un nouveau local se finance par des capitaux propres et/ou de la dette financière long terme. A l’inverse, à court terme, l'achat de stock se finance par de la dette fournisseur.

Le bilan est une photo de la situation financière d’une entreprise : de nombreux indicateurs financiers en découlent permettant d’apprécier sa santé financière et de faciliter les discussions avec ses partenaires.

Avec cette vidéo sur le bilan, découvrez en 3 minutes ce qu’est un bilan comptable !
Suite à quoi, vous pourrez tester vos connaissances grâce à ce quiz interactif.

Le compte de résultat

Le compte de résultat recense les produits et les charges de votre entreprise.

Il se présente sous la forme d'un tableau à deux colonnes :

• à gauche, on retrouve les dépenses (charges) de l'entreprise sur un exercice comptable (généralement 1 année),
• à droite, les recettes (produits).

La différence entre les colonnes produits et charges, à laquelle on soustrait l’impôt sur les sociétés, est appelée « "résultat net." Si le résultat net est positif, cela signifie que votre entreprise a réalisé un bénéfice sur la période. S’il est négatif, il signale une perte.
Le compte de résultat permet de visualiser l’enrichissement – ou non – de votre entreprise sur une période donnée. Il doit être envoyé à l’administration fiscale à chaque clôture d’exercice. Mais ce n’est pas son unique intérêt : il peut également permettre aux partenaires de l’entreprise (actionnaires, prêteurs, fournisseurs, etc.) de s’assurer de la profitabilité et donc de la pérennité de celle-ci.

Avec cette vidéo, et ce quiz vous saurez tout ou presque du compte de résultat en trois minutes !
Vous pourrez aussi trouver sur cet article consacré au compte de résultat des conseils pratiques pour construire le compte de résultat de votre entreprise.

Ne confondez pas bilan comptable et compte de résultat, car les deux sont complémentaires : le bilan comptable donne une image instantanée du patrimoine de la société à la date de clôture de l'exercice comptable, tandis que le compte de résultat indique si l'entreprise est profitable, ou pas.

Les documents comptables de pilotage

La comptabilité d’une entreprise n’a pas pour unique objectif de satisfaire aux obligations fiscales qui lui incombent. De nombreux outils comptables pourront également vous servir dans la gestion quotidienne de votre société.
Ainsi, les tableaux comptables représentent des outils d’analyse et de pilotage puissants. Le plus connu, le tableau de bord adapté à votre activité en particulier, vous aidera à piloter votre entreprise au quotidien. D’autres tableaux comptables vous seront indispensables parmi lesquels le business plan, avant de lancer un projet et le plan de trésorerie, suivi au mois le mois.

Le tableau de bord

Vous vous en doutiez, la vie d’un(e) entrepreneur(e) est loin d’être un long fleuve tranquille. 
Pour vous prémunir contre toute mauvaise surprise et prendre les bonnes décisions au bon moment, nous vous recommandons de vous doter d’outils de gestion sur mesure, adaptés à votre activité.

À ce titre, la bonne tenue d’un tableau de bord constitue souvent une première étape judicieuse : en effet, en cas d’imprévu (montée en charge ou au contraire baisse de régime, charges qui s’accumulent, départ d’un collaborateur clé, etc.), l’utilisation régulière d’un tableau de bord vous aidera à anticiper les coups durs et à identifier les actions correctives à mettre en place.

Un tableau de bord peut par exemple faire état de vos prévisions de chiffre d’affaires, pour ensuite les mettre en regard avec votre chiffre d’affaires réel, client par client. Il en ira de même pour vos frais commerciaux, l’évolution de vos stocks, les délais de livraison de vos fournisseurs, etc. 
C’est alors l’analyse des écarts entre prévisionnel et réel qui vous inspirera les actions correctives à mettre en place, et vous indiquera les points d’amélioration de votre entreprise.

Pour approfondir ce sujet, n’hésitez pas à consulter cet article consacré au tableau de bord qui vous guidera dans la  conception du tableau de bord qui vous correspond.

Autres tableaux comptables

D’autres tableaux comptables pourront vous être utiles pour la bonne gestion de votre entreprise. Business plan, compte de résultat prévisionnel, plan de trésorerie, plan de financement, calcul de seuil de rentabilité, calcul de besoin en fonds de roulement, etc. : découvrez les principaux tableaux comptables dont vous pourriez avoir besoin, et vous invite à télécharger les modèles qui vous intéressent.

Aussi, sachez que la Banque de France peut vous accompagner dans la gestion de votre projet entrepreneurial en vous offrant un diagnostic économique et financier gratuit.

Avec DiagFi BDF (diagnostic financier en ligne et gratuit), la Banque de France met gratuitement à votre disposition un outil d’aide à la gestion et à la décision. DiagFi BDF vous permet de mesurer et comparer les performances de votre entreprise, d’identifier ses points forts et de découvrir son potentiel d’amélioration.
Bon à savoir : vous pouvez également, dans le cadre de cette offre de service, bénéficier d’un accompagnement par un analyste de la Banque de France.

Questions pratiques

Est-il obligatoire d’avoir un comptable ?

Comme rappelé plus haut, il est obligatoire de remettre certains documents comptables à l’administration fiscale chaque année : bilan comptable et compte de résultat.
En revanche, rien ne vous oblige à faire appel à un comptable pour cela.
Si vous êtes micro-entrepreneur(e), il est tout à fait envisageable de vous en sortir seul(e). 
En fonction du type d’entreprise que vous dirigez (SAS, SA, SARL, etc.) et de la taille de votre société (TPE, PME, etc.), il peut néanmoins rapidement s’avérer délicat de vouloir s’occuper seul(e) de la comptabilité de votre entreprise.

À titre d’information, vous trouverez dans la page « Mon comptable » les tâches dont un comptable (externe ou interne) peut s’acquitter dans votre entreprise.

Est-il obligatoire de désigner un commissaire aux comptes ?

La désignation d'un commissaire aux comptes peut être soit obligatoire, soit facultative. Elle dépend de votre statut juridique, de la taille du bilan comptable, du chiffre d'affaires hors taxes de votre entreprise et du nombre de salariés que vous aurez employés au cours de l'exercice.
Cet article sur les cas dans lesquels la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire vous aide à y voir plus clair et à déterminer votre cas de figure.