Tenir une comptabilité rigoureuse permet de respecter la réglementation en vigueur, mais aussi de s’assurer d’une vision claire de l’état financier de l’entreprise ainsi que d’éviter des erreurs ou oublis coûteux.
Les obligations comptables de l’entrepreneur dépendent de son statut, de son activité et du régime fiscal auquel sa société est soumise.
Cet article fait le point sur les obligations comptables spécifiques aux micro-entrepreneurs et aux dirigeants d’entreprise. Il s’adresse aux entrepreneurs souhaitant gérer efficacement leurs finances tout en restant en conformité avec la réglementation applicable à leur secteur.
En fin d’article, nous évoquons les différentes possibilités pour se faire accompagner dans la tenue de sa comptabilité afin de sécuriser son activité et de se concentrer sur son développement.

Les obligations comptables du micro-entrepreneur

En France, le régime de la micro-entreprise est prisé pour sa simplicité administrative et comptable. Toutefois, le micro-entrepreneur n’est pas exempté de toute obligation comptable. Nous répertorions ci-dessous les principales règles à suivre.

Tenir un livre des recettes (= produits)

Le micro-entrepreneur est invité à tenir un livre des recettes. Ce registre doit inclure :

• La date de chaque transaction ;
• Le montant encaissé ;
• L’origine de la recette (nom du client et nature de l'activité) ;
• Le mode de paiement (espèces, carte bancaire, chèque, etc.).

Notez que sous certaines conditions, les micro-entrepreneurs qui réalisent des ventes au détail peuvent enregistrer un montant journalier global.

Tenir un registre des achats (= charges), obligatoire pour certaines activités

Les micro-entrepreneurs qui exercent dans le secteur de l'achat-revente, de la restauration ou des prestations d'hébergement, sont également tenus de renseigner un registre des achats. 
Celui-ci doit contenir le détail de chaque achat, la date d'achat, le mode de paiement ainsi que le montant, la provenance des biens, ainsi que les références des justificatifs associés.

Émettre des factures

Comme pour toute entreprise, le micro-entrepreneur doit respecter certaines obligations de facturation. Chaque facture émise doit comprendre :

• Les mentions légales (identité du client, du micro-entrepreneur, numéro SIRET, description de la prestation ou produit, etc.),
• La mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI" si le micro-entrepreneur est exonéré de TVA.

Respecter ces règles de base permet aux micro-entrepreneurs de garder une comptabilité simple mais bien organisée et qui leur permettra, en cas de contrôle, de justifier l’ensemble de leurs activités.

Déclarer son chiffre d’affaires

Tous les mois (par défaut) ou tous les trimestres (sur demande), le micro-entrepreneur doit déclarer son chiffre d’affaires, même si celui-ci est nul. Cette déclaration permet de calculer les cotisations sociales et les impôts éventuels, calculés en pourcentage du chiffre d'affaires.
Cette déclaration s’effectue en ligne, sur le site Auto-entrepreneur de l’Urssaf.

Des pénalités peuvent s’appliquer en cas de manquements de la part de l’auto-entrepreneur, ou d’oubli de déclaration.
En cas de doute, prenez le temps de parcourir la ressource "Micro-entrepreneur : quand déclarer son chiffre d'affaires ?" de Entreprendre.Service-Public.fr pour bien comprendre ce que vous devez déclarer à l’Urssaf et à quel moment.

Déclarer la TVA

Si de manière générale, les micro-entreprises bénéficient du régime de la franchise en base de TVA, il incombe néanmoins aux micro-entrepreneurs dépassant un certain niveau de chiffre d’affaires de facturer la TVA à leurs clients et de la déclarer à l’administration. Vous pouvez retrouver les explications afférentes au sein de la page dédiée aux impôts et taxes de l’entreprise.

Disposer d’un compte bancaire séparé

Il est fortement recommandé d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité d’auto-entrepreneur, afin de bien distinguer ses finances personnelles et professionnelles. Au-delà de 10 000€ de chiffre d’affaires annuels durant deux années consécutives, disposer d’un compte bancaire dédié à son activité professionnelle est même obligatoire.

Comme vous le voyez, la comptabilité des micro-entreprises (anciennement auto-entreprises) est allégée. Étant donné que les micro-entrepreneurs n’ont pas à produire de comptes de résultats ou de bilans annuels, il est tout à fait envisageable de s’acquitter seul de sa comptabilité, à condition d’être conscient de ses obligations et rigoureux dans la tenue de sa comptabilité et dans ses déclarations.

Les obligations comptables du dirigeant d’entreprise

Les entreprises dont le statut juridique est différent de la micro-entreprise (SARL, SAS, SA, etc.) doivent respecter des obligations comptables plus strictes. Voici ci-dessous les principales obligations comptables du dirigeant d’entreprise.

La tenue d’une comptabilité générale

Contrairement aux micro-entrepreneurs, les dirigeants de sociétés doivent tenir tout au long de l’exercice une comptabilité à double entrée, qui inclut un suivi exhaustif des actifs et passifs, des recettes et dépenses, des créances et des dettes. Cette comptabilité est régie par le Plan Comptable Général (PCG), qui impose une organisation précise en gage de transparence financière.

Le bilan, le compte de résultat et l’annexe

Chaque année, en fin d’exercice, les entreprises sont tenues de produire un bilan comptable, un compte de résultat, et une annexe aux comptes (dont sont dispensées certaines structures). Ces documents doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce et sont ensuite consultables par le public. Seules les petites entreprises peuvent opter pour une confidentialité partielle.

Notez que lors de l’immatriculation de votre entreprise, vous pouvez choisir la date de fin d’exercice comptable de votre société. Ce choix n’est pas anodin, car il conditionnera la date de réalisation de beaucoup d’autres obligations comptables et fiscales. Elle donnera aussi, au travers du bilan annuel, une image de l’entreprise à une date fixe. Ce choix est important en cas d’activité cyclique impliquant de fortes variations des postes du bilan en cours d’année.

Un exercice dure obligatoirement 12 mois. La première année suivant la création de votre entreprise, cet exercice peut exceptionnellement être d’une durée différente (inférieure ou supérieure à 12 mois), dans la limite de 24 mois.
Découvrez les principales règles en la matière.

Le bilan comptable présente l’actif (ce que possède l’entreprise) et le passif (ce qu’elle doit) à une date donnée – en général à la clôture de l’exercice. Le compte de résultat, quant à lui, récapitule les produits (revenus) et les charges (dépenses) sur un exercice, permettant de déterminer le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). L’annexe vient compléter ces documents et donne des informations additionnelles sur les méthodes comptables employées.

Pour une bonne compréhension de la gestion comptable attendue de la part du dirigeant d’entreprise, nous vous recommandons notre page dédiée aux documents comptables.

La conservation des pièces justificatives

Les dirigeants doivent conserver leurs registres comptables et les pièces justificatives (factures, bons de commande, relevés bancaires, etc.) selon une durée qui varie en fonction du document considéré. Celles-ci permettent de justifier les mouvements comptables en cas de contrôle fiscal ou social.

Les obligations de facturation

Les sociétés doivent émettre des factures pour chaque vente ou prestation. Chaque facture doit inclure les informations suivantes :

• Le numéro de facture ;
• La date d’émission ;
• Les coordonnées de l’entreprise et du client ;
• Le détail des prestations ou produits ;
• Les montants HT et TTC, ainsi que le taux de TVA applicable.

La déclaration et le paiement des taxes et impôts

Les sociétés doivent également déclarer et régler plusieurs types d’impôts, parmi lesquels :

• La TVA (à déclarer mensuellement ou trimestriellement) ;
• L’impôt sur les sociétés (IS) ;
• La cotisation foncière des entreprises (CFE).

Une comptabilité rigoureuse et une anticipation des obligations fiscales permettent au dirigeant de gérer plus sereinement la trésorerie de son entreprise et d’éviter des sanctions en cas d’omission ou d’erreur de déclaration. Vous pouvez retrouver davantage d’explications à ce propos sur la page dédiée aux impôts et taxes de l’entreprise.

À noter que dans certains cas, la nomination d’un commissaire aux comptes peut être obligatoire. Il lui revient alors de contrôler vos comptes de manière indépendante.

Se faire aider pour la tenue de sa comptabilité

Une entreprise n’a pas d’obligation à se faire accompagner par un expert-comptable. Néanmoins, dans les faits, gérer sa comptabilité peut rapidement devenir complexe pour un entrepreneur – et parfois même pour un micro-entrepreneur. Une aide extérieure peut alors se révéler précieuse pour optimiser la gestion comptable et éviter des erreurs coûteuses. Voici différentes solutions pour bénéficier d’un accompagnement comptable.

Le recours à un expert-comptable

Un expert-comptable peut apporter un accompagnement sur-mesure pour toutes les entreprises, de la micro-entreprise aux sociétés plus importantes. Ses missions peuvent inclure :

• La tenue de la comptabilité courante ;
• L’établissement des comptes annuels ;
• Les conseils fiscaux et sociaux ;
• L’optimisation des coûts et de la trésorerie.

Le recours à un expert-comptable permet aussi de garantir la conformité des documents.

Le recours à un organisme de gestion agréé (OA)

Un organisme de gestion agréé peut aider votre entreprise dans la gestion de sa comptabilité. Mais attention, un tel organisme n’a pas vocation à tenir votre comptabilité. Il se tient simplement à votre disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner. Sachez que l’adhésion à un tel organisme est payante.

Que vous soyez micro-entrepreneur ou dirigeant de société, respecter vos obligations comptables est fondamental pour la bonne santé financière et la pérennité de votre activité. La comptabilité est une obligation légale, mais elle est aussi et surtout un précieux outil de gestion. En cas de doute ou pour se concentrer davantage sur le développement de l’entreprise, faire appel à des experts peut s’avérer précieux. Avec une comptabilité bien tenue, vous serez en conformité avec la réglementation et mieux à même de piloter votre entreprise.